Dział Głównego Inwentaryzatora sprawuje nadzór nad trybem przyjmowania nowych obiektów do zbiorów Muzeum Narodowego w Poznaniu oraz ich właściwym zainwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem. Prowadzi również okresowe kontrole zgodności zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym posiadanych muzealiów.

Dział nadzoruje i ewidencjonuje zewnętrzny ruch muzealiów, związany z wzajemnymi użyczeniami i wypożyczeniami obiektów między Muzeum a innymi instytucjami muzealnymi i wystawienniczymi; opracowuje i archiwizuje towarzyszące użyczeniom dokumenty.

Ponadto, Dział Głównego Inwentaryzatora nadzoruje przebieg i opracowuje wyniki kwerend, wymagających danych pochodzących z kilku działów merytorycznych Muzeum.

Wydzielona w strukturze Działu Fototeka zajmuje się gospodarowaniem zasobem wizerunków obiektów inwentarzowych MNP i ich udostępnianiem dla celów publikacji naukowych, komercyjnych oraz dla celów badawczych a także dokumentuje bieżącą działalność Muzeum.

Główny Inwentaryzator Muzeum Narodowego w Poznaniu nadzoruje również tryb wykonywania kopii z obiektów muzealnych.